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DOCUMENTOS ESSENCIAIS PARA A CORRETA CONTABILIDADE DE SUA EMPRESA


Segue relação de documentos e orientações para a correta execução da contabilidade de sua empresa:

Documentação para envio à Contabilidade:

1) Notas Fiscais dos Fornecedores, Duplicatas dos pagamentos;

2) Notas fiscais de Despesas com material de escritório, manutenção de equipamento, aluguel imobilizado, relatório de viagens, reformas, água, luz telefone, internet, em fim, todos os documentos financeiros;

3) Recibos de Salário/estagiários devidamente assinados, Recibo de Aquisição do Vale Transporte, Nota Fiscal do pagamento das Refeições, quando houver;

4) Pagamento de impostos FGTS, INSS, DARF-Simples, ISS, Sindicato entre outros:

5) Extratos Bancário, empréstimos e ou financiamentos em nome da empresa;

6) Notas fiscais emitidas (estas devem ser entregues no início do mês até o 2 dia útil);

7) Despesas com viagem devem vir acompanhadas de um relatório de despesas de viagem.

8) Se houver vendas a prazo, enviar Borderô de pagamento (relação de pagamentos) dos clientes e ou pagamentos efetuados em carteira.

Orientações úteis:

1) Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cópia de cheque, ou documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal.

2) Controle dos Cheques emitidos: Peço que me envie o movimento Bancário em ordem seqüência de cheques emitidos (com as despesas) e identificando se houve cheques cancelados.

3) As Despesas e ou Materiais Consumo adquiridos a prazo: Devem ser enviadas ao escritório a 1ª Via da NF para que seja efetuada a provisão, mesmo que o pagamento seja em várias parcelas – e se esta informação não estiver impresso na nf informe a forma e datas de pagamentos:

4) Bloqueto Bancário/Compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda via da nf paga ou contenha anotação da referencia de qual nf, ou nf’s, esta sendo quitada/paga, exemplo: 1/3 , 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2003.

5) A aquisição de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de Informática, mesas, cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou seja, despesas para funcionamento da empresa as quais deveram ser acobertadas pela 1º VIA DA NOTA FISCAL e se possível junto com um recibo de quitação, não podendo ser substituída por somente recibo, orçamento ou coisa do gênero;

6) Retenção de INSS E OU IRRF: Quando da aquisição de serviços de profissionais de profissão regulamentada do tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos, consultoria, agências de empregos, mão obra, treinamento entre outros, Observar se na Nota Fiscal esta deduzindo IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) ou INSS Retido, pois a empresa tomadora do serviço (ou seja, Vocês) deve repassar esses valores aos órgãos competentes e também esses valores são deduzidos do total dos serviços. Na ocorrência desses fatos entrar em contato com a contabilidade Imediatamente, antes do início do mês:

7) Contratação de Autônomos ou Profissionais Liberais: Caso a empresa contrate serviços de Autônomos e ou profissionais liberais esses tipos de serviços devem ter as seguintes situações:

> Reter 11% de INSS, onde a empresa deduz esse percentual do valor a ser pago ao Autônomo e recolhe ao INSS

> 5% ISS, se não houver Alvará de Autônomo, se for o caso apresentar cópia;

> Solicitar o Nr do PIS e ou do Registro junto ao INSS

> Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto optante pelo simples) terá um encargo de 20% de INSS, sobre o serviço, que será pago no dia 02 do mês seguinte ao serviço prestado;

8) Canhotos de cartão de créditos, recibo simples, orçamentos, notas rasuradas: Não são aceitos para fins de comprovação de realização de despesas, (somente se vier acompanhado da NF);

9) Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo, imobilizado através de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve obrigatoriamente vir acompanhado de um recibo em nome da empresa ou vir impresso no próprio cupom o nome e CNPJ da empresa;

10) Os documentos Contábeis, trabalhista e fiscal deveram ser entregues para a Contabilidade sempre no começo do mês, preferencialmente ate o dia 5 de cada mês.

Observação Final:

Não são aceitos pela legislação para fins de comprovação de aquisições e ou despesas somente o recibo, notinhas simples, orçamentos, canhotos de cartão de créditos e Notas Fiscais rasuradas.

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